¿Conoces cómo es el ciclo vital de los documentos? ¿A partir de qué momento debes eliminar un archivo? ¿Los requisitos para que sea un proceso seguro y confidencial? 

En el siguiente artículo abordaremos todas estas cuestiones que atañen a la gestión documental y repercuten directamente a las empresas y, en especial, a las grandes organizaciones. 

La teoría de las tres edades de los documentos

Cuando hablamos del ciclo vital de los documentos nos referimos a las diferentes etapas por las que pasa un archivo. Todos comienzan con su creación, pero no siempre terminan del mismo modo: ¿eliminar o conservar? Importante decisión.

Pero, ¿qué es un documento? La Ley del Patrimonio Histórico Español lo define de la siguiente manera:

“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. […] Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal que puede ser utilizado como prueba o consulta”.

No cabe duda de que independientemente de la naturaleza, contenido o fin que tenga un archivo documental, todos son valiosos. Sin embargo, si no se lleva a cabo una gestión eficaz, rigurosa y sistematizada, el caos es un hecho.

Por este motivo, ya desde 1972 el historiador Wyffels planteó la teoría de las tres edades de los documentos y, por consiguiente, las diferentes categorías de archivos. 

Edad administrativa.

Se trata del periodo en el que la documentación está incluida en los archivos de gestión, es de uso habitual y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo del departamento de administración.

Edad intermedia.

Durante esta etapa, los archivos ya casi han perdido la utilidad por la que se crearon. No obstante, debe conservarse por si fuera necesaria su consulta o uso como antecedente, aunque de manera poco habitual.

Edad histórica.

Cuando llega el momento de elegir entre eliminar o conservar un documento, aquellos que no sean destruidos entrarán en la edad histórica. Esto suele estar motivado por el valor del mismo (cultural, patrimonial, científico…). En este caso, se conservará en condiciones altamente seguras que garanticen su integridad.

¿Qué son las TRD y TVD?

Si bien en cada empresa hay un conjunto de documentos que siempre deben ser guardados y custodiados, otros deben ser eliminados. 

Para ayudar a las organizaciones en esta tarea, existen las denominadas tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). 

En las primeras,  se debe detallar la disposición final referente a un documento que maneja la organización. Mientras que en las segundas, se mostrará el ciclo de vigencia que posee un documento y la funcionalidad que tiene para la empresa.

La eliminación segura es clave para una gestión documental exitosa

Antes de eliminar cualquier  archivo debemos de realizar un análisis y estudio para garantizar que se ejecuta de forma segura.

Recordemos que la destrucción de documentos es un proceso irreversible y permanente. De ahí que se haga especial énfasis en definir bajo qué circunstancias debe acometerse. 

Algunos de los aspectos a considerar son los siguientes:

• Definir cuáles son los documentos que tienen una importancia muy grande para la empresa y nunca deben ser eliminados.
• Especificar cuándo un documento no esencial entra en edad intermedia.
• Determinar los pasos a seguir con aquellos documentos cuyo plazo de retención ha expirado.
• Asignar la tarea de eliminación a un equipo especializado en gestión documental.

3 Beneficios por eliminar los documentos no funcionales de tu organización

Grandes, medianas o pequeñas empresas, lo cierto es que todas deben lidiar con documentación en físico y en digital. Sin embargo, no siempre disponen o destinan los recursos y el personal necesario para ello y acaban acumulando archivos innecesarios. 

¿Conoces cuáles son los beneficios de eliminar los documentos no funcionales de tu organización? Principalmente podemos destacar tres:

1. Liberar espacio para poder guardar nuevos archivos.
2. Evitar que información no necesaria, pero sensible (dirección de un cliente que ya no trabaja con nosotros) siga en circulación dentro de la empresa con las consecuencias legales que ello puede acarrear.
3. Facilita la gestión documental de los documentos verdaderamente importantes o recurrentes.

En pocas palabras, la eliminación segura es clave para una gestión documental exitosa. 

Confía en TIDOC el ciclo vital de los documentos de tu empresa

Con más de treinta años de experiencia en la gestión documental, en TIDOC te proporcionamos soluciones avanzadas para garantizar el ciclo vital de los documentos de tu empresa.

Además de disponer de Depósitos de Custodia de documentos y soportes informáticos en Gran Canaria y Tenerife, también ofrecemos un servicio de destrucción confidencial que incluye:

• Protocolos específicos de seguridad y confidencialidad adaptados al cliente.
• Distintos grados de destrucción según el nivel de seguridad que se quiera garantizar.
• Servicios puntuales, periódicos y de expurgo con destrucción asociada.
• Certificados de destrucción y reciclaje.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a gestionar el ciclo vital de los documentos de tu organización, concreta una llamada con nuestro equipo y resolvemos todas tus dudas.

Recuerda que la seguridad de tus archivos es una tarea con repercusiones directas para tu propia empresa y todos los que con ella se relacionan.