Digitalizar documentos; La obsolescencia del papel (Parte II)
En la primera entrega de esta serie sobre la obsolescencia del papel hablamos de la necesidad de digitalizar documentos para optimizar procesos y ser competitivos, así como de la posibilidad de externalizar este proceso para evitar un consumo de recursos excesivo.
En este segundo post queremos analizar los principales motivos por los que la digitalización de documentos es una necesidad imprescindible para todas las empresas que manejan o almacenan una gran cantidad de documentos y archivos en papel.
Crear una organización sin papeles supone un esfuerzo enorme y muy complejo, pero la subcontratación de un proveedor de servicios profesionales como Grupo Valora puede ahorrar tiempo, dinero y frustraciones. A continuación exponemos una serie de motivos por las que una empresa debería digitalizar sus documentos.
Aumento de la productividad
El promedio de tiempo que tarda un empleado en encontrar un documento en papel que está buscando es de 12 minutos. Tras el proceso de digitalización de documentos, este tiempo se ve reducido a pocos segundos.
La digitalización de documentos ofrece la posibilidad de compartir, colaborar, intercambiar y acceder a documentos en cuestión de segundos, reduciendo así el tiempo de entrega y aumentando la eficiencia de su negocio.
Deterioro de documentos y preservación de la información
Este es, obviamente, uno de los principales motivos para la digitalización. La información almacenada en formatos en papel es información degradable y se deteriora aún más con cada uso manual. Digitalizar el documento asegura que los datos más importantes de una empresa se guarden y conserven para el futuro.
Seguridad
Un documento bajo llave, literalmente, puede ser ahora reconvertido a un documento protegido por claves de acceso y procesos de restricción de usuarios. Un buen motivo, con el objetivo de minimizar el riesgo de pérdida y robo de la información.
Acceso a la información y descentralización
Un documento digitalizado es un documento de fácil acceso en cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea a través de la nube, en dispositivos móviles o locales o a través de cualquier servicio online. Las empresas tienden cada vez más a la reducción de trabas a la hora de consultar y firmar documentos fuera de su oficina o negocio, agilizando así los procesos de la organización.
Ahorro en costes de almacenamiento y mantenimiento
El espacio inmobiliario es caro y las oficinas no disponen de unas dimensiones ilimitadas. Eliminar archivadores, estanterías, papel, etc. supone una reducción de gastos para las empresas. Gastos que pueden ser aprovechados para aspectos más importantes.
Por otro lado, hay que tener en cuenta también los costes de impresión. No sólo la tinta o el tóner, sino los gastos de gestión del equipo o el mantenimiento del mismo.
Competitividad
Tanto empresas multinacionales como pymes se han unido ya al cambio digital a la hora de gestionar sus documentos y estas han visto cómo se han reducido sus gastos, sus flujos de trabajo se han vuelto más eficientes y sus clientes lo han agradecido. No optar por una digitalización de documentos puede suponer una seria desventaja competitiva.
Medio Ambiente
La concienciación medioambiental es también un aspecto a tener en cuenta y se ha convertido en uno de los objetivos de las empresas en general. Eliminar la necesidad de imprimir o de crear copias de seguridad físicas ayuda al medio ambiente y reduce gastos.
Estos son algunos de los numerosos motivos para aceptar definitivamente las ventajas de la digitalización documental y cada empresas se enfrentará a este reto tarde o temprano. Por esa razón es recomendable comenzar la transformación digital cuanto antes gracias a los servicios de GCIC, empresa del Grupo Valora.
Si tu empresa no sabe cómo afrontar el proceso de digitalización, la consultoría es siempre una buena solución. Un buen análisis y una catalogación de la documentación almacenada puede ser un gran comienzo en el proceso de digitalización de tu negocio. Contacta con nosotros para ofrecerte una solución personalizada.
