Digitalizar documentos; La obsolescencia del papel (Parte I)
Hemos llegado a una situación donde digitalizar documentos se ha convertido en necesario para optimizar los procesos de nuestra empresa y ser competitivos en nuestro sector.
Se trata de un proceso que requiere mucho tiempo. Si se realiza de forma interna es necesario mucho personal dedicado a él y que puede convertirse en tedioso. En contra de estos argumentos se encuentran las ventajas que ofrece digitalizar documentos.
La pérdida de tiempo, y, por ende, de dinero que se produce con cada consulta manual en formato papel es mucho más relevante de lo que podemos llegar a imaginar en cualquier empresa. Tener a nuestra disposición y a golpe de click la actividad documental necesaria es un avance significativo en la operatividad de nuestro negocio. Además, el espacio físico que ocupan estos documentos escritos puede ser un problema para muchas empresas.
Por sectores
Sin duda, hay sectores donde la digitalización es imprescindible. La rama legal, por ejemplo, necesita constantemente consultar archivos de casos antiguos, documentación extensa de clientes, sentencias que generan jurisprudencia, casos similares a los que están trabajando y ya han tenido anteriormente, etc. Consultar manualmente y en un archivo gigantesco esta cuestión puede hacer que el trabajo se retrase significativamente.
Las administraciones públicas son otro sector donde puede resultar útil por varios motivos; el número de empleados, muchas veces interconectados a nivel nacional o regional, es enorme. Hacer que la documentación llegue a todos ellos y esté disponible para consulta o aplicación debe ser necesario. Esa multiplicidad de sedes es otro de los factores para apostar por la digitalización. La atención al cliente mejora ostensiblemente cuando esto se produce.
Los departamentos de facturación de empresas que trabajen con muchos clientes y proveedores, que necesiten consultar datos de facturas anteriores o que deseen sacar estadísticas útiles de la economía de la empresa para los diferentes departamentos también son candidatas a realizar este proceso.
¿Empresa externa o mi propio personal?
Nuestro consejo es claro, confía en profesionales. El motivo principal es que el consumo de recursos que supone un proceso de digitalización es bastante considerable. Necesitarás personal cualificado y asignado a esa tarea, herramientas de alto coste que te permitirán realizar el proceso a mayor velocidad (escáneres especializados), software homologados por la administración que te permitan dar validez a las facturas, etc.
Una inversión que puede ser bastante costosa y que se reduce si subcontratas a una empresa especializada en esta tarea.
Grupo Valora ofrece recursos e infraestructuras de total calidad para cada tipo de cliente, trabajamos desde pequeñas empresas hasta grandes proyectos para administraciones públicas.
Un acabado profesional usando filtros y técnicas para mejorar la legibilidad o la rectitud de los documentos. Te acompañamos desde el comienzo del proceso; recogemos y preparamos la documentación, la digitalizamos e indexamos y preparamos su entrega.
En el próximo post te contaremos los principales motivos para digitalizar documentos y el proceso de forma detallada. No te lo pierdas
