Digitalización de documentos: hacia las oficinas sin papel
Aunque, hoy en día, estamos más que acostumbrados a manejar contenidos digitales -la música que escuchamos, nuestras fotografías…-, lo cierto es que la digitalización de documentos no es aún una práctica generalizada en el entorno laboral y empresarial. Y, viendo las cifras, sorprende que sea así… Las tareas relacionadas con la búsqueda y distribución de documentos en papel suponen nada más y nada menos que el 90% (¡!) del total de una empresa. Sin duda, el desconocimiento en torno al proceso y las ventajas que supone la digitalización de documentos es una de las causas de que muchos empresarios aún sean reticentes a eliminar el papel de sus entornos de trabajo; por eso, hoy vamos a contarte por qué deberías apuntarte a la tendencia de las oficinas sin papel. Sin necesidad de apuntar ni tomar notas… ¡Simplemente presta atención!
Las oficinas del futuro: todo digital
Montañas de documentos, inmensos archivadores, escritorios plagados de papeles… Es la imagen más habitual en las oficinas de nuestro país, donde la escasez de espacio es una constante y la búsqueda de un documento puede demorarse durante horas. La generalización del uso del correo electrónico ha hecho posible que -al menos- una parte de la información que manejamos en nuestro día a día sea digital; pero otra realidad, en la que el papel desaparece por completo, es posible… y además, ¡mucho más eficiente! La digitalización de documentos, junto con la posterior implantación de sistemas de gestión documental, tiene infinidad de ventajas. Ahí van unas cuantas…
– Optimización del espacio: es la más evidente e inmediata de todas las ventajas. La notable reducción del espacio de almacenamiento que trae consigo la digitalización da paso a oficinas más limpias y ordenadas.
– Acceso más fácil a la información: los archivos están disponibles en cualquier momento y, en algunos casos, desde cualquier lugar, lo que agiliza considerablemente la búsqueda y consulta. Esto, además, supone que un mismo documento puede ser consultado por más de una persona a la vez.
– Gestión de permisos: un documento digital puede ser compartido con cuantas personas quieras; pero, ¿y si queremos que sólo puedan acceder unas pocas? El uso de claves, niveles de privacidad u otros métodos de seguridad hacen posible administrar el acceso y restringirlo sólo a las personas autorizadas.
– Conservación garantizada: la digitalización de documentos, junto con la implementación de sistemas de backup local o en la nube, evitará el deterioro y pérdida de información, ¡ahorrando así también en disgustos!
– Todo el trabajo, ¡en un clic!: modificar el documento, cambiar el formato, distribuir el contenido… Con la información digital todo puede hacerse de manera rápida, eficiente y sin necesidad de recurrir a las copias físicas en papel.
La digitalización de documentos, también cuestión de ecología
Los servicios de digitalización de documentos, así como los nuevos sistemas de gestión documental, surgen para atender la necesidad cada vez mayor de las empresas de ser rentables, eficientes… y respetuosas con el medio ambiente.
Las estimaciones realizadas calculan que, cada día, se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo; siendo 19 el promedio de veces que un único documento es copiado. ¿Lo peor? Que el 85% de los documentos generados en papel en una oficina ¡nunca llegan a usarse! Un derroche de papel que, además de afectar a los costes de la empresa, también tiene un fuerte impacto en el ecosistema. Así que… ¿por qué no iniciar un proceso de renovación que mejore tu productividad y rentabilidad, a la vez que transforma y mejora la imagen de tu empresa?
Sin duda, digitalizar una oficina entera puede ser un trabajo arduo que implique multitud de cambios (nuevos hábitos de trabajo, nuevo software de gestión documental, etc); por eso, lo mejor es recurrir a empresas como GCIC, especializadas en el uso de prácticas y métodos profesionales de gestión de la información, para guiarte en los primeros pasos… ¡Bienvenido a una era libre de papel!
