Digitalización de documentos; el formato siglo XXI
El estudio “Digitalización: la clave del éxito de las pequeñas y medianas empresas”, de Quocirca, deja caer el dato de que el 81% de las pymes cree que la digitalización de los procesos en papel será importante para impulsar la transformación digital de su organización en 2025.
El frenético ritmo del día a día deja poco espacio para las labores de intendencia, una de ellas es vital para muchas empresas; la digitalización de documentos.
La cantidad de archivos en formato papel que puede generar una empresa es enorme: facturas, datos de clientes, tareas finalizadas, procedimientos burocráticos. Esto supone un coste de mantenimiento, dificultades para la clasificación de documentos, dedicación de parte de la jornada del personal en estas funciones, un espacio dedicado al almacenamiento, etc.
Ventajas
Esto convierte a la digitalización en un proceso necesario a medio plazo para cualquier empresa. Vamos a enumerar en detalle algunos de los beneficios que podemos obtener simplificando nuestra masa documental
- Conservación. En formato digital los documentos no se deterioran con el paso del tiempo ni necesitan de condiciones especiales para su mantenimiento.
- Protección del medio ambiente. Dejamos atrás el formato papel y con ello colaboramos con el medio ambiente dentro de una filosofía de responsabilidad social corporativa. Podemos reciclar nuestros antiguos documentos y dejar de generar nuevos.
- Acceso seguro. Rápido, instantáneo y desde cualquier punto de la empresa con acceso informático. Se facilita la labor del trabajador y se reduce el tiempo de espera. Sube la productividad ya que no tiene que gastar su tiempo en funciones documentales.
- Mantenimiento. Ante posibles desastres, pérdidas, errores es posible una cobertura de seguridad mucho mayor con servicios de continuidad o backup.
- Agilidad para encontrar lo que se necesite. Orden y estructura para que el acceso sea inmediato y sin confusión posible.
- Innecesario espacio físico. Prescindir del espacio donde guardar la gran cantidad de documentos que se generan.
- Distribución y modificación de documentos de manera mucho más sencilla.
Con esta importante lista de ventajas no podemos más que plegar nuestra empresa al XXI. Hay que adaptarse al salto que se ha producido en las últimas décadas en cuanto a gestión documental.
Proceso
El proceso de digitalización puede ser muy arduo y tedioso de llevar a cabo. Horas de trabajo, personal especializado, máquinas y programas informáticos específicos y una estructura definida de clasificación previa.
En muchos casos las empresas optan por subcontratar el servicio de consultoría y dejarlo en manos de profesionales del sector.
Podemos clasificar este conjunto de actuaciones en cuatro fases.
- Recopilación de todos los documentos necesarios
- Escaneo de cada uno de ellos
- Transformación de la imagen en texto
- Almacenamiento en servidores o cloud
Complementos
Una vez recopilada la información en formato digital podemos prescindir del formato papel en nuestras vidas (al menos a largo plazo y en documentos de relevancia) pudiendo contratar archivo de documentación fuera de nuestras instalaciones si no tenemos espacio suficiente.
Para suprimir el formato deberemos eliminar la documentación antigua cumpliendo la normativa RGPD y los condicionantes medioambientales. Otra buena oportunidad de recurrir a empresas especializadas en destrucción confidencial
Proteger tus documentos online con copias de seguridad es totalmente imprescindible una vez llevado a cabo el proceso de digitalización. Existen multitud de planes específicos según las necesidades de cada empresa para almacenar datos en la nube y proteger tu empresa de intromisiones o errores humanos. ValoraData podrá ayudarte a resolver estas cuestiones
Como ven, un paso hacia la reducción, la simplicidad y la efectividad que las empresas deben llevar a cabo tarde o temprano. La digitalización de documentos ya está aquí.
Seoinhouse
Está claro que la digitalización de una empresa es de vital importancia en los tiempos que corremos. El confinamiento ha cambiado aún más las formas de vender, comprar y contratar servicios.