Por qué es necesaria la destrucción de documentos para pymes
La destrucción de documentos en las pymes es más que necesaria, ya que estas generan información confidencial como facturas o contratos. Sin embargo, parece que las pequeñas empresas cuentan con poca conciencia sobre el volumen de documentación manejado que requiere de una protección explícita.
Si no te acoges al servicio de destrucción de documentos, puedes orillar a tu empresa a un riesgo reputacional, y más si eres el dueño de una pequeña o mediana organización, puesto que se te puede imponer una sanción económica debido al exigente marco legal a que está sometida esta práctica.
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todas las organizaciones están obligadas a cumplir con una serie de medidas, como son la adecuada gestión y eliminación de aquellos documentos en los que consten datos personales o de carácter privado.
Tanto es así que puedes estar vulnerando, a su vez, un derecho fundamental como es el derecho a la intimidad de las personas. Es por cuestiones de optimización, legalidad y estrategia, que requiere implementar la destrucción de documentos de forma externalizada.
¿Cuál es el procedimiento de destrucción de documentos?
Al contratar el servicio de destrucción de documentos especializada, en tu empresa se dispondrá un contenedor precintado que optimiza gran cantidad de espacio de la oficina. Este contenedor está cerrado, por lo que ni siquiera el propio personal de la empresa podrá acceder a él una vez se haya introducido la documentación.
Asimismo, y en el momento en que se ejecuta la destrucción de documentos, se emite un certificado de destrucción confidencial que lo acredita legalmente, pudiendo aportarlo como justificación ante cualquier inspección o requerimiento de sus clientes.
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Beneficios de la destrucción de documentos
¿Sabías que si tu empresa, elimina documentos de forma aislada, debe argumentar el procedimiento a través de sus propios medios?
Tal y como nos referíamos al principio de este artículo, contar con un servicio de destrucción de documentos te proporcionará diversos beneficios:
- Contar con una planificación de destrucción y disponer de un contenedor que retira con la periodicidad contratada o de manera puntual lo que tu sede empresarial precise.
Los notarios, abogados, registros o asesorías, por ejemplo, contratan habitualmente servicios de destrucción con recogidas programadas trimestrales. De esta forma van depositando en los contenedores sellados la documentación confidencial y disponen de registros de destrucción en todo momento, cumpliendo con el RGPD y la LOPDGD.
- Aseguramiento del nivel de destrucción adecuado. Una trituradora de papel no puede destruir de modo simultáneo todo documento, por lo que precisa de esfuerzos mayores por parte del empleado y conlleva el entorpecimiento del flujo de trabajo natural. El contratar un servicio especializado con nivel de destrucción nivel P4 de la Norma DIN 66399, que establece el grado de confidencialidad e irrecuperabilidad de los documentos, facilita esta tarea.
Por tanto, si no deseas que la eficiencia de tu equipo disminuya con tareas en las que no son especialistas, el servicio de destrucción de documentos te ayudará a garantizar un mayor rendimiento empresarial a cualquier escala.
Además, una vez realizada la destrucción documental que tu compañía necesita, se emite un Certificado de Destrucción Confidencial que garantiza la responsabilidad ante cualquier tercero.
|Evita la filtración de tu información más sensible con el servicio de destrucción confidencial
La ventaja competitiva de la destrucción de documentos en pymes
El desarrollo de las pymes, como de cualquier otro tipo de organización, está condicionado a la mejora de la productividad y de los ingresos ganados.
Precisamente, la destrucción de documentos es una gran estrategia para mantener o captar nuevos clientes para tu empresa. Este servicio es un valor añadido que te eleva frente a la competencia, pues garantizas a tus clientes fiabilidad y confianza en todos tus procesos.
Además, en TIDOC, garantizamos el proceso posterior de reciclaje de los residuos con un gestor autorizado, de forma que contribuyes con la economía circular.
El uso de trituradoras y destructoras de papel, con niveles de destrucción no adecuados para documentos, como fichas de datos, provoca un incumplimiento de la normativa, además de un proceso con difícil justificación ante un auditor externo.
¿Por qué elegir TIDOC para la destrucción de documentos de tu pyme?
En TIDOC realizamos este servicio con visión 360º, esto es, con el control integral de todo el circuito de información sensible hasta la destrucción final de documentos. De esta forma, te aseguramos la trazabilidad del proceso para que seas consciente y partícipe de por qué es tan necesaria la destrucción de documentos para tu pyme.
Todo el papel destruido será reciclado por un Gestor de Residuos, todo ello acorde con nuestra política medioambiental.
Además, incluye las variables de seguridad y confidencialidad, siempre adaptadas a tu pyme, con el nivel de seguridad de los documentos que requieras y que se pretenda garantizar, analizado previamente con la asesoría de nuestro equipo de expertos.