Despreocúpate de la gestión y custodia de la información documental
La realidad es que una gran parte de los documentos de una empresa se encuentran digitalizados, pero siempre hay algunos que tienen que ser corroborados por terceras personas y se necesitan en formato físico, como contratos, facturas, etc. Este tipo de documentos suele contener información confidencial de la propia empresa o algún cliente y, por esta razón, son tan importantes la Gestión y Custodia de la Información y Custodia de Archivos.
Uno puede pensar que estos archivos están seguros en su empresa. Sin embargo, estos documentos suelen estar en un archivador de algún armario de la oficina, donde puede tener acceso la mayoría de empleados; y no están protegidos de la humedad, del polvo y de otros agentes que pueden deteriorarlos. Una organización requiere una multitud de tareas a nivel administrativo, comercial, técnico y financiero, con lo cual el cuidado y la protección de los archivos no son una prioridad básica.
La externalización de documentación permite que no tengas que estar pendiente de estas tareas y puedas centrarte en tus objetivos, teniendo la confianza de que tu documentación estará en perfecto estado y podrás consultarla cuando sea necesario con el servicio que ofrecen compañías especializadas en la Custodia de Archivos, como la empresa GCIC de Grupo Valora.
Las ventajas que ofrecen la Gestión y Custodia de la información por parte de empresas especializadas son variadas:
Reducción de los costes: los documentos no ocuparán más espacio en la oficina ni tendrás que preocuparte de comprar nuevos armarios y soportes donde tener guardados de manera correcta todos estos archivos. De esta manera, podrás almacenar otros utensilios que sean más necesarios o incluir un nuevo escritorio para que trabaje más personal en la empresa.
Seguridad: las empresas que se dedican a custodiar tus documentos están bien preparadas para esta labor y cuentan con sistemas de seguridad con sensores y alarmas para evitar cualquier intrusión.
Eficiencia de los recursos: tus empleados no tendrán que perder el tiempo buscando un archivo de hace 7 años entre todos los papeles apilados en el escritorio. Dedicarán su tiempo exclusivamente a realizar tareas más productivas para el negocio.
Información más accesible: al estar los archivos correctamente etiquetados y almacenados, permiten una mayor facilidad para consultar la información que se requiera en un momento puntual.
Ser consciente de la información importante: en el proceso de externalizar tus archivos, te darás cuenta de los archivos que tienen que estar en la oficina y los que pueden ser prescindibles, teniendo un espacio de trabajo más organizado y minimalista.
GCIC (Gestión y Custodia de la Información) cuenta con bunkers de alta seguridad con cámaras de seguridad que funcionan a lo largo de las 24 horas del día, así como sensores y alarmas que prohibirán la entrada a toda persona no autorizada. Además, cuenta con contenedores diseñados para soportar condiciones extremas, por lo que tus archivos estarán en perfecto estado en todo momento. Además, cuenta con el sello de calidad avanzado EFQM+300 y la certificación ISO 27001:2013 “Sistemas de gestión de seguridad de la Información”, ambos acreditados por Bureau Veritas.
¿Qué valor tiene tu documentación para ti? Contáctanos…
