La destrucción de documentos confidenciales confiere a las empresas una responsabilidad añadida en la disposición y tratamiento de la documentación objeto de este proceso, puesto que se trata de un tratamiento técnico que se encuentra reglamentado y tasado legalmente, por el que las empresas tienen que velar y asegurarse del correcto desempeño del mismo para evitar posibles brechas de seguridad que afecten a la accesibilidad de la documentación y la confidencialidad de la información contenida en los documentos, por terceros no autorizados, durante el proceso de recogida, transporte y destrucción física de la documentación. Unas medidas de seguridad que aplicadas a la trazabilidad del proceso en su conjunto, facilita a las empresas la consecución de los siguientes objetivos:

• El control integral de todo el circuito por el que transcurre la información sensible hasta su total destrucción.
• El cumplimiento de una política medioambiental propia, ya que los residuos del proceso de destrucción son reciclados con posterioridad.
• El cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), así como el Reglamento Europeo sobre Protección de Datos (RGPD).

El artículo 5 de la citada LOPDGDD, se refiere a la confidencialidad de los documentos, e insta a los responsables del tratamiento de estos a desempeñar las medidas técnicas necesarias para la máxima seguridad de los datos.

Entre los aspectos que se nombran, se ponen de relieve mecanismos para no utilizar de manera maliciosa la información personal, así como la protección frente a la pérdida de datos.

Para cumplir los requisitos de este servicio, se establece que esta destrucción de documentos confidenciales es fundamental para cualquier tipo de organización o empresa, pues ante una denuncia o inspección del organismo competente, se debe justificar de forma fehaciente que se ha acabado absolutamente con los datos, conforme a lo relativo a la LOPDGDD.

Destrucción confidencial certificada de documentación

El Grupo Valora, mediante su empresa TIDOC, ofrece, a través de Gestión y Custodia de la Información SLU (GCIC), un servicio certificado de destrucción de documentos confidenciales, que abarca tanto la recogida de información como la destrucción propiamente dicha.

Esta se realiza con personal altamente cualificado, que asegura la trazabilidad y seguridad del proceso de custodia en cada etapa de la destrucción siguiendo un Nivel de Seguridad P-4, focalizado en soportes especialmente sensibles, entre otros factores.

El caso del Cabildo insular de El Hierro

En mayo de 2020, se firmó un acuerdo para lograr la destrucción de documentación confidencial certificada para el conjunto de administraciones en la isla del Meridiano.

Esto se debe al proceso de modernización del Cabildo de El Hierro entre 2018 y 2021, para así ejecutar el desarrollo de un archivo electrónico para los documentos con un diagnóstico previo del ya existente archivo central y otros tantos archivos de oficina.

Así, desde TIDOC ejercimos la labor de un Servicio de Diagnóstico de los Archivos de Oficina y Central de la institución insular.

>> Si quieres saber más sobre este caso de éxito

Qué incluye el servicio de destrucción confidencial en TIDOC

En TIDOC realizamos protocolos de seguridad a medida del cliente, aparte traslado al centro de custodia, lo que garantiza la máxima confidencialidad de los documentos.

Además, y conforme a la normativa, contemplamos los distintos grados de destrucción según las necesidades del cliente. En todo caso, es nuestro propio personal quien se encarga de este servicio, sin que medie en ningún momento la manipulación.

Por último, en el marco de servicios tanto puntuales como periódicos, disponemos de contenedores de almacenamiento de alta calidad con cierre de seguridad.

Cómo se realiza la destrucción de documentos confidenciales desde TIDOC

1. Depósito en contenedores de seguridad sellados, tal y como establece la norma UNE 15713.
2. Retirada y transporte puntual y periódico. Se pacta una frecuencia de retirada (semanal, quincenal y mensual). Toda la documentación se traslada hasta los depósitos de contenedores de Gran Canaria y Tenerife, bajo las máximas medidas de seguridad en su tránsito, hasta su destrucción total.
3. Destrucción confidencial.
4. Todo el residuo de papel procedente del proceso anterior, se somete a un proceso de reciclaje para su recuperación.
5. Emisión de certificado de destrucción y reciclaje, el que se obtiene tras finalizar todo el proceso. Esto garantiza ante terceros la seguridad del procedimiento realizado.

Normativa específica para la destrucción de documentos

Norma UNE 15713

Esta establece las recomendaciones para la gestión y control de los procesos de destrucción de documentos confidenciales. Con ella, se garantiza la aplicación de los procedimientos adecuados.

Norma DIN 6639

Es la relativa a la destrucción confidencial y la irrecuperabilidad de la documentación en papel, dispositivos de almacenamiento digital e información de forma reducida en forma de films o películas.

Esta también recoge la metodología necesaria para este servicio, esta es, la trituradora de papel.

Sin embargo, se debe considerar que, según el tipo de documento, se requiere que se triture a un tamaño de la partícula de papel u otro. Esta depende de los llamados niveles de seguridad que requiera el conjunto de datos de la empresa en cuestión.

Normativa ISO 27001

Describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa, es decir, la metodología implementada. Su importancia radica en la protección de la confidencialidad de los documentos, integridad y disponibilidad de ese conjunto de datos en una empresa.

Desde TIDOC, hemos ofertado nuestro servicio de destrucción confidencial de documentos a más de 300 clientes, con más de 1200 certificados emitidos y 400 contenedores para ejecutar esta tarea distribuidos por todo el Archipiélago canario.

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